Comment envoyer des dossiers scolaires électroniques à WES
Un nombre croissant d’établissements dans le monde mettent leurs dossiers scolaires à disposition au format numérique ou électronique. World Education Services (WES) s’associe désormais aux établissements pour accepter les documents électroniques envoyés dans un format sécurisé provenant de sources officielles et vérifiées.
L’envoi des documents par voie électronique peut accélérer la réalisation de l’évaluation de vos diplômes. Il s’agit de la méthode la plus sûre et la plus efficace pour transmettre vos dossiers scolaires à WES. Cet article traite des méthodes disponibles pour transmettre des documents numériques.
Tout d’abord, demandez à l’établissement qui envoie les documents s’il dispose déjà d’un moyen de transmission électronique. Même si ce n’est pas le cas, nous pourrions tout de même être en mesure d’accepter des documents électroniques de sa part. Nous encourageons les établissements à remplir notre formulaire de partenariat numérique : un membre de notre équipe répondra à la demande.
Veuillez noter que WES se réserve le droit de vérifier l’origine de l’adresse électronique fournie dans le formulaire de partenariat numérique. Il est important que l’adresse électronique utilisée dans le formulaire puisse être associée de manière fiable à l’établissement et à la personne qui a le pouvoir d’envoyer des documents à WES, par exemple, au secrétariat, au responsable des relevés de notes, au contrôleur des examens, au responsable des examens, au registraire ou à l’adjoint principal du registraire.
Transmettre vos documents à WES
Vous pouvez téléverser des copies de certains documents, comme vos diplômes et des traductions, dans votre compte WES. Cette exigence ne concerne pas toutes les demandes ; n’en tenez pas compte si la liste des documents requis vous concernant ne fait pas état des diplômes et des traductions.
Avant de demander à votre établissement d’envoyer des documents électroniques à WES, il est important de consulter le site Web de votre établissement d’enseignement et la liste de vos documents requis.
Il existe trois méthodes principales que les établissements peuvent utiliser pour transmettre des documents électroniques à WES :
- La plateforme en ligne
- Les canaux de transmission directe
- Le courriel
Chacune de ces méthodes est présentée ci-dessous.
La plateforme en ligne
La transmission depuis une plateforme en ligne est le moyen le plus courant de transmettre des documents électroniques à WES. L’établissement d’enseignement qui émet vos documents peut disposer de sa propre plateforme en ligne ou faire appel à un fournisseur tiers. Les documents électroniques sont transmis sous la forme de PDF signés et authentifiés électroniquement.
Pour transmettre des documents depuis une plateforme en ligne, suivez les étapes suivantes :
- Connectez-vous à votre compte associé à la plateforme.
- Sélectionnez WES comme destinataire des documents électroniques.
- Si vous ne parvenez pas à sélectionner WES comme destinataire, vous pouvez transmettre vos documents directement depuis la plateforme à l’adresse électronique indiquée sur notre page Documents requis (en anglais). L’envoi des documents à toute autre adresse électronique entraînera des retards de traitement.
Remarque : nous utilisons ces adresses électroniques uniquement pour récupérer des documents. Si vous avez d’autres questions, communiquez avec le service à la clientèle.
Une fois que nous aurons reçu le lien qui nous permet d’accéder aux documents, nous les récupérerons et procéderons à votre évaluation. Nous considérons les documents électroniques comme officiels uniquement s’ils sont envoyés directement depuis la plateforme en ligne officielle de votre établissement d’enseignement ou de votre fournisseur tiers.
Voici quelques-unes des plateformes en ligne avec lesquelles nous travaillons :
- Digitary Core
- My eQuals
- MyCreds
- Gradintelligence
- National Student Clearinghouse
- OpenCerts
- Norwegian Diploma Registry
- Université de Birmingham
- University College London
Cette liste n’est pas exhaustive. De nombreuses universités disposent de leurs propres plateformes de relevés de notes et de diplômes électroniques. La meilleure façon de savoir si votre établissement en utilise une est de consulter son site Web.
Les canaux de transmission directe
WES a établi des partenariats avec des milliers d’établissements et de fournisseurs tiers à travers le monde pour recevoir des documents électroniques par le biais de canaux vérifiés. Ces canaux fermés et sécurisés permettent aux établissements de transmettre des documents directement à WES.
WES propose deux options pour une communication rapide et sécurisée des documents : le protocole SFTP (Secure File Transfer Protocol) et une interface de programmation d’application (API).
Utiliser le protocole SFTP est aussi simple que d’envoyer un courriel. Voici comment fonctionne le protocole SFTP :
si vos documents ont été délivrés par un établissement qui a déjà conclu une entente avec WES, demandez à votre interlocuteur s’il peut utiliser le canal électronique vérifié pour transférer vos documents. Voici certains des établissements avec lesquels nous avons des ententes en cours :
- Center for Student Services and Development (CSSD)
- Parchment
- ENIC Ukraine
- Centrul Național de Recunoaștere și Echivalare a Diplomelor (CNRED)
- Docswallet
- Université de Mumbai
- Université du Panjab
- Université de Lagos
- Université des Indes occidentales, Mona
- Université de Santo Tomas
Cette liste n’est pas exhaustive. Consultez notre page Documents requis et communiquez avec votre établissement pour savoir si une entente avec WES existe déjà.
Remarque : certains établissements ne nous envoient que des documents électroniques. Si c’est le cas de votre établissement, cela est indiqué sur notre page Documents requis. Si tel est le cas, WES n’accepte pas les documents qui ne sont pas envoyés par voie électronique.
Le courriel
WES recommande les canaux de transmission directe (SFTP et API) pour l’envoi de documents par voie électronique. Nous comprenons cependant que certains établissements ne peuvent pas recourir à ces options. Si aucune autre option n’est disponible, votre établissement peut être autorisé à envoyer ses documents électroniques sous forme de pièces jointes à des courriels. Si tel est le cas, les documents devront être envoyés depuis un compte de messagerie institutionnel officiel.
Voici quelques règles relatives à l’envoi de documents par courriel :
- WES doit être en mesure de vérifier l’adresse électronique de l’expéditeur sur le site Web de l’établissement.
- L’expéditeur doit être autorisé à envoyer des dossiers scolaires. En règle générale, les services responsables de l’envoi des documents sont le secrétariat, le contrôleur des examens, le service des examens, des prix d’excellence et de la remise des diplômes, le bureau des services aux étudiants ou le bureau des dossiers scolaires.
- Les documents joints devraient être transmis dans un format sécurisé et non modifiable (comme le format PDF).
- Les courriels doivent être soumis à des contrôles rigoureux d’authenticité et de sécurité anti-usurpation.
Voici certains établissements qui nous envoient actuellement des documents par courrier électronique :
- Université Osmania
- Université polytechnique de Hong Kong
- Université de Téhéran
- Université de Coventry
- Université d’Afrique du Sud
Cette liste n’est pas exhaustive. Communiquez avec votre établissement pour savoir si une entente de ce type a été conclue avec WES.
Remarque : le courriel est utilisé pour transmettre des documents uniquement si aucune autre option (plateforme en ligne et canaux de transmission directe) n’est disponible.
Bonnes et mauvaises pratiques concernant l’envoi de documents électroniques à WES
- Bonne pratique : dans un premier temps, consultez la page Documents requis pour savoir si votre établissement propose déjà de transmettre des documents scolaires par voie électronique à WES.
- Bonne pratique : consultez les instructions sur notre site Web et sur le site Web de votre établissement scolaire pour connaître les étapes à suivre pour envoyer vos documents à WES.
- Bonne pratique : dans la mesure du possible, fournissez votre numéro de référence WES lors de l’envoi de vos documents électroniques. Certaines plateformes en ligne prévoient un champ pour les notes ou les commentaires : c’est l’endroit idéal où faire figurer votre numéro de référence WES. D’autres plateformes vous permettent d’envoyer des documents supplémentaires avec votre relevé de notes ou votre diplôme ; vous pouvez faire figurer votre numéro de référence WES dans ce document supplémentaire.
- Conseil : envoyez vos documents électroniques uniquement à l’adresse électronique fournie à cet effet. L’envoi de documents à la mauvaise adresse électronique entraînera des retards de traitement, même si cette adresse appartient à WES.
- Bonne pratique : téléversez votre diplôme et vos traductions à l’aide de la fonction à cet effet de votre compte WES.
- Mauvaise pratique : si les instructions relatives aux documents requis précisent que nous n’acceptons l’envoi des documents de votre établissement que par le biais du canal de transmission numérique établi, n’envoyez pas de documents d’une autre manière. Ils ne seront pas acceptés.
- Mauvaise pratique : attribuer un code PIN ou une date d’expiration à vos documents. Cela aura pour effet de bloquer l’accès à vos documents.
- Mauvaise pratique : communiquer vos identifiants de connexion personnels à WES. Pour des raisons de confidentialité, nous ne pouvons pas les utiliser pour récupérer vos documents.
- Mauvaise pratique : à moins que cela ne soit indiqué dans les instructions de notre page Documents requis, ne nous envoyez pas de relevés de notes électroniques ou de feuilles de notes en pièce jointe depuis votre compte de messagerie personnel. Cela ne satisfait pas à nos exigences en matière de documents. WES n’accepte que les dossiers scolaires électroniques provenant de notre liste de sources vérifiées et approuvées.
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